eBay Workplace Initiative

Στο πλαίσιο του project «Operational Excellence Initiatives» της εταιρίας eBay, το αρχιτεκτονικό γραφείο Valerio Dewalt Train Associates συνεργάστηκε με την εσωτερική ομάδα «Workplace Resources» του eBay για την ανάπτυξη μίας σειράς από πιλοτικά projects που στόχο είχαν την καθιέρωση ενός νέου προτύπου για το περιβάλλον των εργασιακών χώρων στην eBay.

Η διαδικασία της σχεδίασης ξεκίνησε με ένα tour σε διάφορες τεχνολογικές εταιρίες για τον εντοπισμό Best practices. Επιπλέον, πραγματοποιήθηκε και διεταιρική έρευνα, κατά την οποία ερωτήθηκαν περισσότεροι από 5000 εργαζόμενοι στο San Jose και το Austin, Texas, σχετικά με το τρέχον εργασιακό τους περιβάλλον. Η ανάγκη που διαφάνηκε κατεξοχήν από την έρευνα αυτή, ήταν η ανάγκη για μικρότερους και λιγότερο «επίσημους» χώρους συναντήσεων, οι οποίοι δεν απαιτούν κράτηση και έχουν καλύτερη πρόσβαση σε εργαλεία και τεχνολογίες επικοινωνίας.

Η ομάδα σχεδίασης δημιούργησε ένα πιλοτικό χώρο με mock-up δωμάτια, επιπλωμένα από διαφορετικούς κατασκευαστές ώστε να τεστάρει διαφορετικά concepts. Η εταιρία Knoll επιλέχθηκε ως βασικός προμηθευτής για τα έπιπλα, αλλά οι χώροι έχουν στηθεί με έπιπλα από μία μεγάλη ποικιλία άλλων κατασκευαστών. Στη συνέχεια πραγματοποιήθηκαν συναντήσεις με τις διάφορες ομάδες εργαζομένων (Space planning sessions), έτσι ώστε να γίνουν βελτιωτικές κινήσεις βάσει των αναγκών του προγράμματος.

Με μία νέα σειρά συναρμολογούμενων επίπλων για τους χώρους εργασίας, επιτεύχθηκε μεγαλύτερη ευελιξία έτσι ώστε οι ομάδες των εργαζομένων να μπορούν εύκολα να αναπροσαρμόζουν τους χώρους τους χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα μέρη των μονάδων.

Επιπλέον, σχεδιάστηκαν προσεκτικά διάφοροι χώροι συνεργασίας, έτσι ώστε να υποστηρίζονται τόσο η δυνατότητα ατομικής, όσο και ομαδικής εργασίας. Στο πλαίσιο του έργου επανεξετάστηκαν οι χώροι ομαδικής εργασίας, οι αίθουσες, οι αποθηκευτικοί χώροι, έτσι ώστε όλα να συμβαδίζουν με τη νέα λογική χρήσης του χώρου.

Παράλληλα, δημιουργήθηκαν νέοι χώροι εργασίας με μεγάλους πάγκους, οι οποίοι έχουν και μειωμένο κόστος, αλλά και συμβαδίζουν με τα νέα πρότυπα του eBay για χρήση ανανεώσιμων και ανακυκλώσιμων υλικών.

Οι σταθμοί εργασίας είναι χαμηλότεροι σε ύψος, βελτιώνοντας την οπτική πρόσβαση για τους εργαζόμενους, αλλά και το φυσικό φως, το οποίο συμβάλλει με τη σειρά του στη μείωση του κόστους από τον τεχνητό φωτισμό. Επιπλέον, το νέο layout περιορίζει το χώρο ανά εργαζόμενο, εξοικονομώντας με αυτόν τον τρόπο θέσεις εργασίας.

Στο τέλος των κεντρικών διαδρόμων υπάρχουν γυάλινα διαχωριστικά, τα οποία προστατεύουν την ιδιωτικότητα των καθείμενων εργαζομένων, χωρίς όμως να περιορίζουν την ορατότητα και την εξωτερική θέα. Επιπλέον, εκτός από σημεία για το branding των χώρων, τα διαχωριστικά αυτά λειτουργούν υποστηρικτικά ως αποθηκευτικοί χώροι, χώροι μονάδων εκτύπωσης, πίνακες ανακοινώσεων και σημειώσεων για τους εργαζομένους, κ.ο.κ.

Για τα τμήματα που εμπλέκονται σε πιο «ευαίσθητες» εργασιακές δραστηριότητες, όπως πχ. το ανθρώπινο δυναμικό, έχουν διαμορφωθεί πιο «προστατευμένοι» χώροι, με ειδικά συστήματα για την επίτευξη ακουστικής μόνωσης.

Συνολικά, δημιουργήθηκαν 7 ομάδες χώρων:

• Τα λεγόμενα “Think rooms” λειτουργούν για τις ανάγκες συγκέντρωσης και ατομικής εργασίας όταν αυτό είναι αναγκαίο, καθώς και για τη διενέργεια ιδιωτικών τηλεφωνικών συνδυαλέξεων.

Τα “Focus rooms” έχουν 2 καρέκλες για συνεργασία one-to-one με τους συναδέλφους.

Οι περιοχές “Keep and Meet” διευκολύνουν τις συναντήσεις των ομάδων διαθέτοντας whiteboards και τραπέζια ομαδικής εργασίας.

Οι περιοχές “Connect” αποτελούνται από λίγες θέσεις και πίνακες σημειώσεων.

• Τα “Project Lounges” είναι εξοπλισμένα με ευέλικτα έπιπλα και αποτελούν χώρους που μπορούν να απασχοληθούν ομάδες εργασίας για τις ανάγκες και τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου project.

• Οι περιοχές “Project Work” θυμίζουν τα project lounges, αλλά είναι επιπλωμένα με φορητά τραπέζια και καρέκλες, έτσι ώστε να είναι πιο ευέλικτα και να μπορούν να αναπροσαρμοστούν ανάλογα με τις ανάγκες.

• Οι περιοχές “Huddle” από σετ καναπέδων «Alcove Highback» της εταιρίας Vitra, που είναι στημένοι ο ένας απέναντι στον άλλο έτσι ώστε να διευκολύνουν τις συζητήσεις των εργαζομένων σε ένα πιο προστατευμένο περιβάλλον.

Ο αριθμός των conference rooms παρέμεινε ο ίδιος. Ωστόσο, η δημιουργία τόσων διαφορετικών χώρων συνεργασίας περιόρισε την ανάγκη για κρατήσεις αιθουσών, καθώς όλοι οι νέοι χώροι είναι εξοπλισμένοι με τελευταίας τεχνολογίας οθόνες LED αντί για προτζέκτορες, τις οποίες οι εργαζόμενοι μπορούν να αξιοποιούν χωρίς να χρειάζονται τη βοήθεια του τεχνικού προσωπικού.

Το νέο μοντέλο για τους χώρους εργασίας έχει εφαρμοστεί στις εγκαταστάσεις του eBay στο San Jose και το Austin και σταδιακά καθιερώνεται και σε άλλες εγκαταστάσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αξίζει να σημειωθεί ότι με το έργο αυτό, επιτεύχθηκε αύξηση 30% στην πυκνότητα των χώρων εργασίας, με κατά μέσο όρο ένα χώρο συνεργασίας να αντιστοιχεί σε κάθε 18 εργαζόμενους (και τις μονάδες εργασίας τους).